Appui à l'interprétation et à la traduction Programme « Mise en valeur des langues officielles » Formulaire de demande de financement

Renseignements sur le programme

Le programme « Mise en valeur des langues officielles » du ministère du Patrimoine canadien

L'objectif du programme est de promouvoir la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne.

Le volet « Promotion de la dualité linguistique »

Le volet « Promotion de la dualité linguistique » a pour but d'aider les organismes de divers secteurs à poursuivre ou à entreprendre des activités qui favorisent une meilleure compréhension ou appréciation de la dualité linguistique et d'aider le rapprochement, tant sur le plan linguistique que culturel, des membres des deux communautés de langue officielle. Il vise aussi à encourager l'offre de services dans les deux langues officielles, en vue de bâtir une capacité bilingue au sein d'organismes des secteurs non gouvernementaux.

L' « Appui à l'interprétation et à la traduction »

L' « Appui à l'interprétation et à la traduction » vise à :

• appuyer des organisations souhaitant favoriser une participation citoyenne dans les deux langues officielles lors d'événements publics; et
• accroître le nombre de documents disponibles dans les deux langues officielles.

Bénéficiaires admissibles

Les organismes canadiens sans but lucratif officiellement enregistrés et incorporés en vertu des lois provinciales, territoriales ou fédérales.

Aucun financement ne sera accordé aux particuliers, organismes gouvernementaux, universités et écoles, commissions scolaires, hôpitaux et institutions et organismes étrangers.

Projets admissibles

Seuls des projets qui répondent aux critères de financement du ministère du Patrimoine canadien seront considérés pour fins de financement. Il y a deux catégories de projets admissibles :

1. les projets d'interprétation simultanée (une langue officielle vers l'autre, y compris l'interprétation gestuelle) et de traduction liés à la tenue d'événements publics tels que conférences, congrès, colloques, se déroulant au Canada;.
2. La traduction, d'une langue officielle vers l'autre, de documents destinés aux membres de l'organisation et au public canadien, tels que des brochures, des dépliants, le contenu d'un site Internet, etc.

Les projets nécessitant seulement des services de traduction pour un événement seront considérés comme un projet de traduction et non un projet d'événement.

Les documents doivent être offerts gratuitement; ceux destinés à la vente ne sont pas admissibles.

Renseignements sur le financement

Évaluation et décision en matière de financement

L'analyse des demandes en matière de financement est faite en fonction des fonds disponibles, des priorités annuelles, des principes de diligence raisonnable et de l'analyse des demandes à partir des critères suivants :

Dans tous les cas :

• le formulaire de demande rempli, dûment signé et accompagné de tous les documents demandés (voir Partie E du formulaire);
• une preuve du statut sans but lucratif (lettres patentes);
• une copie des documents à être traduits, le cas échéant;
• le montant de l'aide financière déjà reçue par l'organisme par l' « Appui à l'interprétation et à la traduction »;
• avoir satisfait aux exigences de financement antérieur du Ministère (s'il y a lieu) et avoir fourni les documents afférents.

Dans le cas d'un événement public :

• la portée et la visibilité du projet (nombre de participants selon leur langue officielle et leur provenance, plan de communication, couverture médiatique prévue, etc.).

Le demandeur doit pouvoir démontrer qu'il est titulaire de l'événement.

Dans le cas d'une traduction :

• la portée et la visibilité du projet (public ciblé dans chacune des langues officielles et plan de diffusion);
• le lien entre les documents à traduire et la mission de l'organisme.

L'analyse des dossiers permet aux agents de programme de formuler leurs recommandations en matière de financement. Par contre, toute décision en matière de financement revient au (à la) ministre du Patrimoine canadien. Comme pour d'autres programmes de financement de Patrimoine canadien, les critères d'admissibilité et les directives des Programmes d'appui aux langues officielles ne feront pas obstacle au pouvoir discrétionnaire que possède le (la) ministre du Patrimoine canadien ou ses mandataires de rejeter une demande.

Le Ministère se réserve le droit de ne pas examiner les demandes si la totalité des fonds disponibles pour l'année financière est déjà engagée.

Calendrier

Les demandes d'aide financière peuvent être présentées à tout moment pendant l'exercice financier (du 1er avril au 31 mars). L'évaluation des demandes prend plusieurs semaines. Il est important de noter que les demandes ne seront traitées que lorsque tous les renseignements exigés auront été fournis.

Nous invitons les organismes à présenter leur demande environ 12 semaines avant le début du projet pour lequel un financement est demandé. Le Ministère se réserve le droit de ne pas examiner les demandes si l'organisme demandeur n'a pas tenu compte de ce délai de 12 semaines avant le début du projet. Un projet ne peut être retenu s'il est déjà commencé lors du dépôt de la demande.

Modes de financement

Le Ministère financera les demandes retenues par voie de subvention. Les organismes demandeurs devront alors signer un formulaire ou répondre à un courrier électronique de confirmation des devis indiquant le montant qui pourrait leur être accordé selon les dépenses admissibles indiquées sur les devis.

Le Ministère n'assume aucune responsabilité de dépenses liées à des engagements contractuels avant l'annonce de la subvention. Les demandeurs qui s'engagent de cette manière le font à leurs propres risques.

Limites du financement

L'appui financier ne pourra pas dépasser 50 p. cent des dépenses admissibles jusqu'à un maximum de 5 000 $ par demande.

Un organisme ne peut soumettre qu'une seule demande par exercice financier du gouvernement fédéral (du 1er avril au 31 mars). Les projets ne peuvent pas s'échelonner sur deux années financières.

Soumission du formulaire de demande

Pour soumettre votre demande, veuillez imprimer le formulaire dûment rempli, le signer, le dater, y joindre tous les documents requis et l'envoyer à Patrimoine canadien à l'adresse suivante :

Ministère du Patrimoine canadien
Direction générale des programmes d'appui aux langues officielles
15, rue Eddy, 7e étage, bureau 121
Gatineau QC K1A 0M5

Pour communiquer avec nous

Pour toute question relative à votre demande de financement, nous vous encourageons fortement à communiquer avec un agent de programme en composant le 819-994-5696.

Partie A – Renseignements sur l'organisme

1. Renseignements généraux

Nom officiel de l'organisme

Inscrivez le nom officiel complet de votre organisme tel qu'il apparaît sur le document légal d'incorporation ainsi que son nom usuel. Si l'organisme demandeur n'est pas constitué en société, indiquez seulement le nom usuel.

Ancien nom de l'organisme (s'il y a lieu)

Si l'organisme portait un nom différent la dernière fois qu'il a reçu une aide financière du Ministère, inscrire au complet l'ancien nom.

2. Adresse postale

Inscrivez l'adresse postale complète de l'organisme.

3. Adresse civique (si elle diffère de l'adresse postale ou s'il s'agit d'une case postale)

Indiquez l'adresse civique de l'organisme si l'adresse postale est un casier postal.

4. Personne autorisée à représenter l'organisme

Indiquez le nom de la personne chargée de rendre compte de l'utilisation des fonds. Il s'agit habituellement de la présidence du conseil d'administration ou d'un membre du conseil exécutif. Cette personne doit signer le formulaire de demande de financement au nom de l'organisme, à la Partie F du formulaire.

Veuillez joindre au formulaire de demande une preuve conférant au(x) signataire(s) le droit de signer les documents officiels de l'organisme (exemple : une résolution du conseil d'administration).

Salutation : Indiquez comment le Ministère doit s'adresser à la personne autorisée à représenter l'organisme (exemples : M., Mme, Dr, Révérend).

5. Personne-ressource

La personne-ressource est la personne pouvant donner des renseignements détaillés concernant cette demande. Il s'agit habituellement d'une personne occupant un poste de direction générale.

6. Structure et régie de l'organisme

Zone principale d'intervention

Choisissez la zone principale géographique d'intervention de l'organisme selon les statuts et règlements (veuillez choisir seulement une zone même si votre organisme peut intervenir dans plus d'une) :

• internationale (actif dans au moins deux pays);
• nationale (actif à la grandeur du Canada);
• interprovinciale/interterritoriale (actif dans au moins deux provinces ou territoires);
• provinciale/territoriale (actif à la grandeur d'une province ou d'un territoire);
• régionale (actif dans au moins deux municipalités d'une région);
• municipale (actif dans une municipalité);
• locale (actif dans une communauté ou un quartier).

Statut juridique de l'organisme

Indiquez si l'organisme est constitué ou non constitué.

Choisissez :

• constitué en société fédérale (incorporé) et inscrivez son numéro d'immatriculation (ou d'enregistrement);
• constitué en société provinciale/territoriale (incorporé) et inscrivez son numéro d'immatriculation (ou d'enregistrement);
• société en voie de constitution fédérale et inscrivez la date de demande (s'il est en voie de l'être);
• société en voie de constitution provinciale/territoriale et inscrivez la date de demande (s'il est en voie de l'être);
• fiducie;
• coopérative;
• association non constituée en société.

Mandat de l'organisme

Décrivez la mission et les objectifs de l'organisme selon les statuts et règlements.

Partie B – Renseignements sur le projet

7. Description du projet

Titre du projet

Indiquez le titre du projet proposé, le nom de la conférence ou le titre du projet de traduction selon le cas.

Durée du projet ou période visée pour le financement

Indiquez la date du début et de la fin du projet (exemple : date de l'événement ou le temps requis pour la traduction). Si la traduction est le seul service requis à un événement, il sera considéré comme un projet de traduction. Ajoutez la date du début et de la fin du projet de traduction, et non pas la date du début et de la fin de l'événement.

Description du projet

Décrivez le projet proposé (environ 200 mots). Précisez les buts, les objectifs et indiquez dans quel domaine s'inscrit le projet (exemple : politique, juridique, économique, culturel, éducatif, communication, condition féminine, jeunesse, aînés, etc.).

Plan d'action et calendrier des travaux

Décrivez le calendrier des travaux et les échéances des principales étapes.

Importance du projet

Décrivez la portée et la visibilité du projet. Précisez dans quelle mesure votre projet répond aux besoins du public visé. Donnez un aperçu de la visibilité et de la portée de l'événement ou des documents à traduire (exemple : couverture médiatique prévue, plan de communication et de promotion, publics ciblés, etc.).

Résultats prévus

Énoncez les résultats concrets et mesurables que l'organisme prévoit atteindre par la réalisation du projet. Par « résultats prévus », on entend des résultats mesurables comme, par exemple, la publication d'une brochure ou d'une étude, ou encore le pourcentage des participants francophones et anglophones ayant eu recours aux services d'interprétation simultanée et de traduction lors d'un événement.

Partie C (1) - Événement

La Partie C (1) doit être remplie pour un événement nécessitant des services d'interprétation simultanée ou d'interprétation simultanée et de traduction. Si votre événement nécessite des services de traduction seulement, veuillez remplir la Partie C (2) - Projet de traduction.

8. Renseignements sur l'événement

Envergure de l'événement

Choisissez :

• internationale (actif dans au moins deux pays);
• nationale (actif à la grandeur du Canada);
• interprovinciale/interterritoriale (actif dans au moins deux provinces ou territoires);
• provinciale/territoriale (actif à la grandeur d'une province ou d'un territoire);
• régionale (actif dans au moins deux municipalités d'une région);
• municipale (actif dans une municipalité);
• locale (actif dans une communauté ou un quartier).

Partie C (2) - Projet de traduction

La Partie C (2) est à remplir seulement pour un projet de traduction.

9. Renseignements sur le projet de traduction

Inscrivez le titre du projet, les dates de début et de fin du projet ainsi que le titre des documents à être traduits.

Partie D - Budget du projet selon les devis avant taxes

10. Dépenses

Dans le cas d'un événement :

• les honoraires des interprètes, leurs déplacements et frais de séjour le cas échéant;
• la location d'équipement d'interprétation simultanée incluant les honoraires et les frais de déplacement et de séjour d'un technicien;
• les honoraires des traducteurs et des réviseurs pour la traduction des documents liés à la conférence.

Dans le cas d'une traduction :

• les honoraires des traducteurs et des réviseurs pour la traduction de documents d'une langue officielle vers l'autre.

Les dépenses admissibles avant taxes seront calculées à partir des devis soumis.

Les services de traduction doivent être fournis par un traducteur professionnel et non par un membre du personnel ou par un membre du conseil d'administration de l'organisme demandeur.

L'organisme devra démontrer qu'il est l'auteur des documents qu'il souhaite faire traduire ou qu'il a obtenu la permission du titulaire des droits d'auteur de traduire et de publier le texte faisant l'objet de la demande d'aide financière.

Seules les dépenses faites à partir de la date de début de projet indiquée dans le formulaire de demande de financement peuvent être acceptées en autant que le formulaire ait été reçu par le Ministère avant cette date.

Quelques conseils

Les conseils qui suivent sont présentés afin de faciliter le travail de rédaction des demandes d'aide financière.

L'interprétation simultanée

Un organisme qui tente d'obtenir une aide financière pour défrayer une partie du service d'interprétation simultanée devrait prendre connaissance des remarques suivantes :

• trois interprètes par jour, par salle sont nécessaires (de 9 h à 12 h et de 13 h à 17 h);
• deux interprètes suffisent pour une demi-journée;
• l'interprète est remplacé aux 30 minutes;
• très peu d'interprètes font la traduction consécutive; et,
• le coût moyen par interprète est de 500 $ par jour.

L'équipement

Un organisme qui tente d'obtenir une aide financière pour défrayer une partie des frais de location d'équipement devrait prendre connaissance des remarques suivantes :

• l'équipement aux rayons infrarouges est d'usage courant;
• l'équipement doit être utilisé efficacement;
• prévoyez un nombre suffisant de récepteurs; et,
• ne payez que pour l'équipement vraiment utilisé.

Suggestions pour faire des économies

Voici quelques suggestions :

• demandez plusieurs devis et choisissez le plus avantageux;
• négociez le coût des services; n'hésitez pas à recourir à des interprètes indépendants;
• demandez aux participants, au moment de l'inscription, s'ils auront besoin des services d'interprétation simultanée;
• regroupez dans un même atelier les individus qui ont besoin d'interprétation simultanée;
• répartissez les ateliers et les plénières de façon à maximiser les services d'interprétation simultanée. Planifiez les activités afin de n'avoir recours qu'à une seule équipe d'interprètes;
• mettez à contribution les participants aux ateliers, de façon à réduire le nombre d'interprètes;
• faites en sorte que la conférence se tienne immédiatement après un événement semblable, afin de partager les frais d'interprétation (dont les frais de transport) avec un autre organisme;
• obtenez des billets d'avion dont la pénalité d'annulation ou de changement de vol n'est que de 10 ou de 20 p. cent, et non le plein tarif qui est souvent demandé par les interprètes;
• vérifiez s'il existe des salles équipées qui peuvent être louées dans la région où se tiendra l'événement; et,
• faites appel à un nombre plus important de commanditaires (exemple : les services d'interprétation simultanée sont commandités par...).

11. Revenus

Montant demandé à Patrimoine canadien

Veuillez noter que l'appui financier ne pourra pas dépasser 50 p. cent des dépenses admissibles selon les devis avant taxes. Le montant maximum pouvant être accordé par demande est de 5 000 $.

Autres sources de revenus

S'il y a lieu, indiquez chacune des autres sources de revenus et le montant obtenu de chacune d'elles.

12. Appuis financiers : coordonnées de la ou des personne(s)-ressource(s)

Inscrivez les coordonnées de la ou des personne(s)-ressource(s) qui est en mesure de fournir des renseignements au Ministère pour fin de consultation pour chacune des sources de revenus identifiées dans le tableau « Revenus ».

Partie E – Liste de documents à joindre à la demande

Indiquez les documents qui sont joints à la demande.

Partie F – Conditions et Déclaration

Reconnaissance de la contribution de Patrimoine canadien

Tout programme de promotion ou de publicité concernant les activités financées doit faire mention de la participation du ministère du Patrimoine canadien d'une manière reflétant la contribution du Gouvernement du Canada.

Le logo du Ministère et les directives à suivre sont disponibles sur le site www.pch.gc.ca/logos.

Signature

Le formulaire de demande doit être signé par la ou les personne(s) autorisée(s) par l'organisme.

Veuillez joindre l'autorisation de l'organisme (exemple : une résolution de l'assemblée annuelle, un règlement, une résolution du conseil d'administration, etc.).

Deux signatures sont nécessaires si vos statuts et règlements l'exigent; sinon, une signature est suffisante.

Rapport d'activités et d'évaluation

Quand dois-je soumettre le rapport d'activités et d'évaluation?

Si vous obtenez un financement, vous devez soumettre au Ministère le rapport d'activités et d'évaluation au plus tard soixante jours après la tenue de l'activité, ainsi qu'un exemplaire des documents traduits, le cas échéant.