FONDS STRATÉGIQUE
Programme « Développement des communautés de langue officielle »
GUIDE DU DEMANDEUR
TABLE DES MATIÈRES DU GUIDE
- Renseignements sur le programme
- Renseignements sur le financement
- Soumission du formulaire de demande
- Partie A – Renseignements sur l'organisme
- Partie B – Renseignements sur le projet
- Partie C – Dépenses et revenus
- Partie D – Liste de documents à joindre à la demande
- Partie E – Conditions et déclaration
- Rapport(s) sur les résultats
- BUREAUX - PATRIMOINE CANADIEN
Renseignements sur le programme
Le programme « Développement des communautés de langue officielle » du ministère du Patrimoine
canadien
L'objectif du programme est de favoriser l'épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada et d'appuyer leur développement.
Le volet « Vie communautaire »
Le volet « Vie communautaire » du programme « Développement des communautés de langue officielle » permet au gouvernement fédéral de travailler avec des partenaires pour offrir aux communautés minoritaires de langue officielle l'accès, dans leur langue, aux services et aux infrastructures communautaires dont elles ont besoin pour se développer et s'épanouir.
Le « Fonds stratégique »
Le Fonds stratégique vise à aider les communautés minoritaires de langue officielle à favoriser la participation de leurs citoyens à la vie communautaire de leur milieu dans leur langue, à développer une vitalité culturelle et à s'implanter dans la vie de leur localité au moyen de projets d'envergure.
Bénéficiaires admissibles
Les organismes sans but lucratif, les associations et les institutions.
Projets admissibles
Seuls des projets qui cadrent avec les objectifs du volet « Vie communautaire », les objectifs du « Fonds stratégique » (voir la question 9 du formulaire) et qui répondent aux critères de financement du ministère du Patrimoine canadien seront considérés pour fins de financement.
Les activités soumises pour financement ne doivent pas faire partie de la programmation régulière des organismes mais doivent être des activités ponctuelles ayant un début et une fin et dont la mise en oeuvre ne nécessite pas de financement continu.
Renseignements sur le financement
Évaluation et décision en matière de financement
L'analyse des demandes en matière de financement est faite en fonction des fonds disponibles, des priorités annuelles, des principes de diligence raisonnable et de l'analyse des demandes selon les critères ci-après :
- le formulaire de demande rempli, dûment signé et accompagné de tous les documents demandés (voir Partie D du formulaire);
- le plan d'action, qui doit comprendre :
- un état de la situation dans le domaine visé;
- une description du projet et de son caractère novateur;
- un énoncé clair des résultats visés avec les indicateurs de rendement pour toute la durée du projet;
- un calendrier de mise en oeuvre;
- un budget présentant une ventilation des dépenses prévues et des contributions financières des différentes parties pour le projet proposé.
- l'efficacité du plan d'action comme instrument pour :
- réaliser les objectifs du volet « Vie communautaire » et produire les résultats visés;
- faire progresser le développement des communautés minoritaires de langue officielle et produire des effets structurants.
- la contribution à l'accroissement du caractère inclusif des communautés minoritaires de langue officielle;
- la visibilité du projet (diversification et qualité des collaborations);
- la diversification des sources de financement;
- l'adéquation du budget par rapport aux activités à réaliser dans le cadre du projet.
L'analyse des dossiers permet aux agents de programme de formuler leurs recommandations en matière de financement. Toute décision en matière de financement revient au (à la) ministre du Patrimoine canadien. Comme pour d'autres programmes de financement de Patrimoine canadien, les critères d'admissibilité et les directives des Programmes d'appui aux langues officielles ne feront pas obstacle au pouvoir discrétionnaire que possède le (la) ministre du Patrimoine canadien ou ses mandataires de rejeter une demande.
Calendrier
Les demandes d'aide financière peuvent être présentées à tout moment pendant l'exercice financier (du 1er avril au 31 mars). L'évaluation des demandes prend plusieurs semaines. Il est important de noter que les demandes ne seront traitées que lorsque tous les renseignements exigés auront été fournis.
Modes de financement
Le Ministère financera les demandes retenues par voie de subvention ou de contribution. Les contributions feront l'objet d'un accord écrit dans lequel les exigences en matière de rapport(s) et de paiement(s) seront précisées.
Le Ministère n'assume aucune responsabilité de dépenses liées à des engagements contractuels avant la signature de l'accord de contribution ou l'annonce de la subvention. Les demandeurs qui s'engagent de cette manière le font à leurs propres risques.
Limites du financement
Le financement accordé ne peut en aucun cas être supérieur à l'ensemble des dépenses reliées au projet.
Certains projets pourront faire l'objet d'un financement pluriannuel.
Soumission du formulaire de demande
Pour soumettre votre demande, veuillez imprimer le formulaire dûment rempli, le signer, le dater, y joindre tous les documents requis et l'envoyer à Patrimoine canadien. Les adresses et les numéros de téléphone des bureaux du Ministère se trouvent à la fin de ce guide.
Pour communiquer avec nous
Nous vous encourageons fortement à communiquer avec un agent de programme pour discuter de votre demande de financement. Les adresses et les numéros de téléphone des bureaux du Ministère se trouvent à la fin de ce guide.
Partie A – Renseignements sur l'organisme
1. Renseignements généraux
Nom officiel de l'organisme
Inscrivez le nom officiel complet de votre organisme tel qu'il apparaît sur le document légal d'incorporation. Si l'organisme demandeur n'est pas constitué en société, indiquez seulement le nom usuel.
Ancien nom de l'organisme (s'il y a lieu)
Si l'organisme portait un nom différent la dernière fois qu'il a reçu une aide financière du Ministère, inscrire au complet l'ancien nom.
2. Adresse postale
Inscrivez l'adresse postale complète de l'organisme.
3. Adresse civique (si elle diffère de l'adresse postale ou s'il s'agit d'une case postale)
Inscrivez l'adresse civique de l'organisme si l'adresse postale est un casier postal.
4. Personne autorisée à représenter l'organisme
Indiquez le nom de la personne chargée de rendre compte de l'utilisation des fonds. Il s'agit habituellement de la présidence du conseil d'administration ou d'un membre du conseil exécutif. Cette personne doit signer le formulaire de demande de financement au nom de l'organisme, à la Partie E du formulaire.
Veuillez joindre au formulaire de demande une preuve conférant au(x) signataire(s) le droit de signer les documents officiels de l'organisme (exemple : une résolution du conseil d'administration).
Salutation : Indiquez comment le Ministère doit s'adresser à la personne autorisée à représenter l'organisme (exemples : M., Mme, Dr, Révérend).
5. Personne-ressource
La personne-ressource est la personne pouvant donner des renseignements détaillés concernant cette demande. Il s'agit habituellement d'une personne occupant un poste de direction générale.
6. Structure et régie de l'organisme
Zone principale d'intervention
Choisissez la zone principale géographique d'intervention de l'organisme selon les statuts et règlements (veuillez choisir seulement une zone même si votre organisme peut intervenir dans plus d'une) :
- internationale (actif dans au moins deux pays);
- nationale (actif à la grandeur du Canada);
- interprovinciale/interterritoriale (actif dans au moins deux provinces ou territoires);
- provinciale/territoriale (actif à la grandeur d'une province ou d'un territoire);
- régionale (actif dans au moins deux municipalités d'une région);
- municipale (actif dans une municipalité);
- locale (actif dans une communauté ou un quartier).
Statut juridique de l'organisme
Choisissez :
- constitué en société fédérale (incorporé) et inscrivez son numéro d'immatriculation (ou d'enregistrement);
- constitué en société provinciale/territoriale (incorporé) et inscrivez son numéro d'immatriculation (ou d'enregistrement);
- société en voie de constitution fédérale et inscrivez la date de demande (s'il est en voie de l'être);
- société en voie de constitution provinciale/territoriale et inscrivez la date de demande (s'il est en voie de l'être);
- fiducie;
- coopérative;
- association non constituée en société.
Mandat de l'organisme
Indiquez le mandat de l'organisme tel que stipulé dans les statuts et règlements.
Partie B – Renseignements sur le projet
7. Description du projet
Le projet a-t-il un impact sur l'environnement (projet d'immobilisation - radio communautaire seulement)?
Chaque fois que le Ministère appuie un projet, il doit déterminer si ce dernier est assujetti aux exigences de la « Loi canadienne sur l'évaluation environnementale ».
Si votre demande vise un financement pour la construction d'un bâtiment, l'agrandissement ou la modification d'un bâtiment existant dans le cadre d'un projet d'immobilisation, il est possible que vous deviez effectuer une évaluation environnementale. Veuillez communiquer avec le Ministère (voir la liste des bureaux à la fin du guide) pour plus de renseignements concernant la documentation à soumettre pour un tel projet.
Description sommaire du projet
Résumez en cinquante (50) mots ou moins les principales activités du projet.
État de la situation
Expliquez pourquoi l'organisme entreprend le projet. Décrivez des faits qui ont mené l'organisme à vouloir régler un problème, combler un besoin ou relever un défi (exemple : répondre aux questions : Qu'est-ce qui ne va pas? Qu'est-ce qui pourrait être changé ou amélioré?).
Résultat direct visé du projet
L'énoncé du résultat doit exprimer le changement de cause à effet entre les actions entreprises et les résultats atteints. Un résultat doit être :
- spécifique : qui précise l'objet du changement, le groupe cible, la région;
- mesurable : que l'on peut mesurer par des indicateurs;
- atteignable : que l'on peut atteindre de façon réaliste dans un temps donné;
- pertinent : qui répond d'abord aux besoins de la situation identifiée et est ensuite en lien avec l'extrant ou l'activité.
Indicateurs de rendement reliés au résultat direct visé du projet
Un indicateur de rendement permet de vérifier si un résultat a été atteint. Il doit permettre de mesurer le progrès vers l'obtention de ce résultat.
Les indicateurs peuvent être d'ordre quantitatif : fréquence, augmentation ou diminution, amélioration, nombre, pourcentage ou ratio (exemple : augmentation de 50 à 75 participants). Ils peuvent aussi être d'ordre qualitatif : dynamisme, pertinence, engagement, portée, degré, qualité ou satisfaction.
Exemples : Des exemples se retrouvent à la suite de la rubrique 8. Extrants, activités permettant de produire les extrants et calendrier.
8. Extrants, activités permettant de produire les extrants et calendrier
Extrant visé
Un extrant est un bien, un produit ou un service qui résulte d'un projet et qui est livré à un groupe ou à une population cible. L'extrant peut habituellement être réalisé en moins d'un an. Posez-vous la question suivante : Qu'est-ce qui sera réalisé?
Vous devez indiquer au moins un extrant.
Principales activités permettant de produire l'extrant
Décrivez les principales activités prévues afin d'atteindre l'extrant (répondre à : Qu'est-ce qui sera fait?). Plusieurs activités peuvent contribuer au même extrant.
Calendrier
Exemple : (avril 20xx, continu; automne/hiver 20xx-20yy, etc.).
Exemple 1:
Accroissement du développement cinématographique en français afin de renforcer l'identité culturelle de la communauté franco-albertaine
Nombre de participants lors des activités (quantitatif)
Niveau de satisfaction des participants lors des activités (qualitatif)
Formation cinématographique créditée dans les écoles de l'Alberta
| Principales activités permettant de produire l'extrant * (par exercice financier si la portée du projet est plus d'un an) | Calendrier * |
|---|---|
| Rencontres avec les experts dans le domaine pour développer le programme éducatif | Mai 2007 |
| Approbation du programme éducatif par le ministère de l'éducation | Sept. 2007 |
| Nouveaux cours de niveau 10 offerts à Bonnyville, Lethbridge et Jasper | Janvier, février et mars 2008 |
Exemple 2:
Les processus de consultation auprès des jeunes sont inclusifs et offerts sur une base continue
Accroissement du nombre de participants aux rencontres
Qualité accrue des interventions
Des nouvelles politiques plus étoffées
Élaboration d'une stratégie permettant la consultation continue des jeunes pour alimenter le comité responsable des politiques
| Principales activités permettant de produire l'extrant * (par exercice financier si la portée du projet est plus d'un an) | Calendrier * |
|---|---|
| Atelier de travail regroupant les intervenants régionaux | Juin 2008 |
| Élaboration de l'ébauche de la stratégie de consultation | Septembre 2008 |
| Session de rétroaction sur l'ébauche de la stratégie | Octobre 2008 |
| Présentation et adoption de la stratégie à l'AGA | Mars 2009 |
9. Liens du projet avec le volet « Vie communautaire », le « Fonds stratégique » et les priorités de la communauté
Lien avec un objectif du volet « Vie communautaire »
Choisissez l'objectif le plus pertinent et décrivez brièvement en une ou deux phrases comment le résultat direct visé et les extrants de ce projet contribuent à atteindre l'objectif indiqué.
Lien avec les objectifs du « Fonds stratégique »
Choisissez un ou plusieurs des objectifs et expliquez en une ou deux phrases comment votre projet vise chacun des objectifs indiqués.
Lien avec les priorités de développement de la communauté (s'il y a lieu)
Décrivez en quelques lignes comment votre projet rencontre les priorités de développement de la communauté.
Partie C – Dépenses et revenus
Si vous remplissez le formulaire en format papier, veuillez noter que les tableaux « Dépenses », « Revenus » et « Sommaire des dépenses et revenus », doivent être produits pour chaque exercice financier (du 1er avril au 31 mars) sur lequel s'étend le projet.
10. Catégories de dépenses
Dépenses admissibles
Les dépenses admissibles comprennent (sans y être limitées) les frais de mise en place, de prestation et de suivi de projets contribuant à assurer le développement à long terme des communautés minoritaires de langue officielle dans des secteurs prioritaires.
Seules les dépenses faites à partir de la date de début de projet indiquée dans le formulaire de demande de financement peuvent être acceptées, en autant que Patrimoine canadien ait reçu le formulaire avant cette date.
Salaires
Les salaires désignent le traitement des employé(e)s permanent(e)s et temporaires. L'organisme doit nommer les postes et la rémunération associée à chaque poste.
Honoraires
Les honoraires désignent les sommes versées aux personnes-ressources, aux experts-conseils, de même qu'aux services professionnels, tels la vérification comptable.
Déplacements
Veuillez indiquer le coût total des déplacements (train, avion, autobus, automobile, taxi) de même que les repas et frais d'hébergement encourus lors de rencontres et d'activités admissibles.
Publicité
La publicité englobe les brochures, les bulletins communautaires, les annonces dans les journaux, les affiches, les messages diffusés dans les médias, etc.
Coûts opérationnels
Les coûts opérationnels couvrent les dépenses du projet; ces dépenses peuvent comprendre le loyer, la location de salles, le téléphone, l'Internet, les fournitures de bureau, etc.
Autres
Inscrivez les autres types de dépenses qui ne cadrent pas dans les postes précédents.
En nature
Si votre demande de financement vise un projet d'immobilisation - radio communautaire, vous devez indiquer toutes les dépenses en nature. Les dépenses en nature sont :
- les dons de services, de matériel, d'équipement, etc.;
- les dépenses reliées aux services fournis par des bénévoles directement associés à des activités de projet. Les services fournis par les bénévoles excluent la contribution à la structure démocratique de l'organisme (exemple : temps pour le conseil d'administration et l'assemblée générale annuelle, etc.).
Vous devez préciser et expliquer la méthode de calcul utilisée (exemple : heures de bénévolat au taux du marché). Le total des dépenses en nature doit être le même que le total des revenus en nature.
Pour toute demande qui ne s'applique pas à une radio communautaire, voir question 12.
11. Revenus
Montant demandé à Patrimoine canadien
Si vous remplissez le formulaire en format papier, veuillez reporter ici le montant demandé à Patrimoine canadien dans le tableau « Dépenses » (dernière case de la 3e colonne).
Contribution financière de l'organisme
Inscrivez le montant que l'organisme affectera au projet. Ce montant peut comprendre les frais d'inscription, les cotisations des membres, les fonds recueillis, les abonnements, etc.
Source 1, 2, 3...
Inscrivez les autres sources de revenus prévues. Ces sources peuvent être des partenaires communautaires, des bailleurs de fonds gouvernementaux, des fondations, etc. Indiquez si chacune des sources de revenus est prévue ou confirmée.
En nature
Si votre demande de financement vise un projet d'immobilisation - radio communautaire, vous devez indiquez tous les revenus en nature. Les revenus en nature sont :
- les dons de services, de matériel, d'équipement, etc.;
- les revenus relatifs aux services fournis par des bénévoles directement associés à des activités de projet. Les services fournis par les bénévoles excluent la contribution à la structure démocratique de l'organisme (exemple : temps pour le conseil d'administration et l'assemblée générale annuelle, etc.).
Vous devez décrire la provenance des revenus en nature (exemples : organisme ABC, municipalité XYZ, les écoles, la fédération des parents, etc.).
Pour toute demande qui ne s'applique pas à un projet d'immobilisation - radio communautaire, veuillez fournir de l'information sur les dépenses et revenus en nature en précisant le type de contribution et sa source dans la case prévue à la question 12.
12. Dépenses et revenus en nature (s'il ne s'agit pas d'un projet d'immobilisation - radio communautaire)
Indiquez les dépenses et revenus en nature s'il ne s'agit pas d'un projet d'immobilisation pour une radio communautaire.
13. Appuis financiers : coordonnées de la ou des personne(s)-ressource(s)
Inscrivez les coordonnées de la ou des personne(s)-ressource(s) qui est en mesure de fournir des renseignements au Ministère pour fin de consultation pour chacune des sources de revenus identifiées dans le tableau « Revenus ».
Partie D – Liste de documents à joindre à la demande
Indiquez les documents qui sont joints à la demande.
Partie E – Conditions et déclaration
Reconnaissance de la contribution de Patrimoine canadien
Tout programme de promotion ou de publicité concernant les activités financées doit faire mention de la participation du ministère du Patrimoine canadien d'une manière reflétant la contribution du Gouvernement du Canada.
Le logo du Ministère et les directives à suivre sont disponibles sur le site www.pch.gc.ca/logos.
Signature
Le formulaire de demande doit être signée par la ou les personne(s) autorisée(s) par l'organisme.
Veuillez joindre l'autorisation de l'organisme (exemple : une résolution de l'assemblée annuelle, un règlement, une résolution du conseil d'administration, etc.).
Deux signatures sont nécessaires si vos statuts et règlements l'exigent; sinon, une signature est suffisante.
Rapport(s) sur les résultats
Quand dois-je compléter et fournir le(s) rapport(s) sur les résultats ?
Si votre projet est financé par voie de subvention, vous devrez remettre au Ministère le rapport sur les extrants au plus tard soixante (60) jours après la fin du projet.
Si votre projet est financé par voie de contribution, les exigences en matière de rapport seront précisées dans l'accord de contribution.
Résultat direct visé prévu
Inscrivez le résultat direct visé prévu tel qu'indiqué dans l'accord de contribution. Si vous n'avez pas d'accord de contribution, inscrivez le résultat direct indiqué à la question 7 de votre demande.
Vous devez remplir ce champ dans votre premier rapport. Le résultat se répétera automatiquement dans les rapports subséquents.
Extrants prévus
Inscrivez les extrants tels qu'indiqués dans l'accord de contribution. Si vous n'avez pas d'accord de contribution, inscrivez les extrants indiqués à la question 8 de votre demande.
Vous devez remplir ce champ dans votre premier rapport. Pour tout autre rapport, le formulaire copie automatiquement le contenu du premier rapport.
Indicateurs de rendement
Inscrivez les indicateurs de rendement tels qu'indiqués dans l'accord de contribution. Si vous n'avez pas d'accord de contribution, inscrivez les indicateurs de rendement indiqués à la question 7 de votre demande.
Vous devez remplir ce champ dans votre premier rapport. Pour tout autre rapport, le formulaire copie automatiquement le contenu du premier rapport.
Réalisations majeures par rapport aux extrants visés
Inscrivez les activités les plus significatives qui ont été réalisées en fonction des extrants prévus.
Appréciation et progression relative au résultat direct visé
Fournissez une appréciation des extrants, c'est-à-dire des leçons apprises et des défis rencontrés.