3e partie - Exigences relatives à la présentation de la demande
Date limite pour présenter une demande : le 31 juillet 2009.
Le cachet de la poste faisant foi, les demandes dont la date d’envoi dépasse cette date limite ne seront pas acceptées. Si la date limite tombe une fin de semaine ou un jour férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant.Les demandeurs qui présentent une demande d'aide financière doivent soumettre les originaux des documents suivants :
Formulaire de demande - Aide au contenu rédactionnel - (ACR)
Un formulaire de demande dûment rempli. (Un formulaire en blanc est fourni dans la trousse et peut être téléchargé à partir du site Web du FCM à l’adresse : www.pch.gc.ca/pgm/fcm-cmf).Un exemple d’une demande complétée est aussi disponible à cette adresse.
Numéros du magazine
Les numéros réguliers et spéciaux du magazine – publiés par la maison d’édition au cours d’une année financière de douze (12) mois prenant fin à une date quelconque entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009– en fonction de la fréquence de parution :- de 2 à 12 fois l’an – tous les numéros publiés dans les douze (12) mois de la période précisée ci-dessus;
- de 13 à 26 fois l’an – tous les numéros publiés dans les six (6) derniers mois de cette même période;
- de 27 à 52 fois l’an – tous les numéros publiés dans les trois (3) derniers mois de cette même période.
Numéro annoté
En utilisant les lettres ci-dessous, les demandeurs doivent annoter à l’aide d’un MARQUEUR NOIR, sur un ou plusieurs des numéros fournis, les catégories suivantes (voir la 4e partie - Définitions) :C - contenu rédactionnel canadien
É - contenu rédactionnel étranger
P - pages publicitaires
N - pages non productrices de revenu
Veuillez annoter TOUS les textes, les photographies et les illustrations SÉPARÉMENT.
Les demandeurs dont les magazines semblent comporter plus de contenu étranger que ce qu’ils déclarent dans leur formulaire de demande pourraient être invités à annoter tous les numéros joints à leur demande. Un exemple d’une page annotée est inclus dans la trousse de demande ainsi qu’à partir du site Web du FCM.
Un exemplaire du numéro le plus récent du magazine
États financiers
Tous les demandeurs doivent présenter les documents suivants pour une période de douze (12) mois correspondant à l’année financière de la maison d’édition qui prend fin à une date quelconque entre le 1er avril 2008 et le 31 mars 2009 :- Un jeu complet d’états financiers couvrant la période susmentionnée (voir la définiton d’états financiers, à la 4e partie) qui comprend généralement les éléments suivants :
- un rapport d'un expert-comptable indépendant
- un bilan
- un état des résultats--profits et pertes
- un état des flux de trésorerie
- des notes accompagnant les états financiers
Veuillez consulter le tableau ci-dessous afin de connaître le type et le niveau d’états financiers à soumettre.
- Une maison d’édition qui publie plusieurs magazines ou qui mène d’autres activités en plus de l’édition d’un magazine doit fournir un état des résultats couvrant la période susmentionnée pour chaque magazine visé par la demande d’aide financière :
- des états des résultats séparés pour chacun des magazines peuvent être inclus dans les états financiers de la maison d’édition (un état pour chaque magazine) ou
- des états des résultats séparés pour chacun des magazines, signés par l’éditeur.
| Quel montant d'aide le magazine a-t-il reçu du FCM en 2008-2009 ? | Maison d'édition publiant un seul magazine | Maison d'édition publiant plusieurs magazines ou menant d'autres activités en plus de l'édition d'un magazine |
|---|---|---|
| Première demande d’aide financière ou magazine ayant reçu moins de 200 000 $ | Jeu complet d’états financiers de la maison d’édition au niveau de rapport de mission d’examen (ou au niveau de la vérification si on préfère) | Jeu complet d'états financiers de la maison d'édition au niveau de rapport de mission d'examen (ou au niveau de la vérification si on préfère) ET l'état des résultats pour chaque magazine, faisant l'objet d'une demande, signé par l'éditeur |
| Magazine ayant reçu plus de 200 000 $ | Jeu complet d'états financiers de la maison d'édition au niveau de vérification | Jeu complet d'états financiers de la maison d'édition au niveau de vérification ET l'état des résultats pour chaque magazine, faisant l'objet d'une demande, signé par l'éditeur |
Remarque : L’AVIS AU LECTEUR OU LES VERSIONS PRÉLIMINAIRES DES ÉTATS fINANCIERS NE SERONT PAS ACCEPTÉS. Des exigences supplémentaires en matière d’états financiers peuvent être requises lorsqu’un magazine ou une maison d'édition a été nouvellement acquis.
Nous recommandons que les éditeurs qui publient plusieurs titres ou s’adonnent à d’autres activités que la publication d’un magazine emploient de préférence le modèle d’état des résultats prévu dans la trousse de demande. Ce modèle comporte des numéros de référence faciles à utiliser dans la section G du formulaire de demande ACR. La numérotation facilitera également le rapprochement des chiffres relatifs aux revenus et aux dépenses contenus dans les différentes parties du formulaire consacrées aux données financières.
L’état des résultats doit contenir l’attestation suivante et être signé par l’éditeur : « La gestion est chargée d’établir l’état des résultats. Elle estime que celui-ci reflète fidèlement la forme et le fond des transactions et représente raisonnablement les résultats des activités du magazine. Le présent état des résultats a été dressé conformément aux principes comptables généralement acceptés. »
Exigences en matière de rapport de diffusion
La maison d’édition DOIT fournir un rapport de vérification de la diffusion effectué par une entreprise reconnue couvrant en partie ou en totalité la période de référence indiquée à la section D1 du formulaire de demande.S’il n’y a pas de rapport de vérification de la diffusion, la maison d’édition DOIT fournir les documents servant à prouver que le magazine affiche un minimum de 50 % de diffusion payée. Les documents requis sont les suivants :
- une description du modèle de distribution;
- les factures pour travaux d’impression pour tous les numéros du magazine parus au cours de la période de référence indiquée à la section D1 du formulaire de demande;
- tous les documents pour tous les numéros, à l’appui du modèle de distribution du magazine, tels que : les relevés de transactions postales et autres factures de distribution, les relevés de paiement à un distributeur pour les numéros vendus en kiosque ou au détail, les contrats à l’appui des abonnements de membres (destinataires individuels et abonnements collectifs), des ventes commanditées (destinataires individuels), etc.
Il est possible qu’on invite le demandeur à fournir des précisions sur la diffusion.
Tous les éditeurs doivent attester que les chiffres fournis dans la section E1 du formulaire de demande sont exacts en signant et en datant cette partie de la demande. Nous rappelons que les déclarations frauduleuses auront pour conséquences que le magazine sera considéré comme non admissible à la contribution demandée et que le magazine ne pourra demander de financement au FCM pendant les deux années suivantes.
Rapport sur l'utilisation de l'aide financière
Tous les bénéficiaires qui recevront une aide financière doivent remplir ce rapport et fournir autant de détails que possible, en utilisant le modèle fourni sur le site Web du FCM à l’adresse suivante : www.pch.gc.ca/fcm.Les fonds reçus devront être réservés exclusivement aux dépenses rédactionnelles admissibles, selon la liste de la section Dépenses rédactionnelles admissibles (section 5 de la 1re partie) et de la 4e partie – Définitions. Ces dépenses sont de nature rédactionnelle et ne peuvent être employées, par exemple, à des fins de diffusion, d’impression, de création d’un site Web, etc.
Le rapport doit être soumis pour le 31 juillet 2010 et doit être signé par l'ÉDITEUR du magazine.
On communiquera avec le demandeur si le rapport présenté au FCM est incomplet, insuffisant ou s’il couvre des dépenses non admissibles. Nous encourageons les éditeurs à présenter un rapport complet, car leur future admissibilité au programme en dépend.
Il est dans l’intérêt de l’éditeur de décrire en détail toute incidence que la contribution accordée par le FCM a eu sur le magazine. Cela permettra au ministère du Patrimoine canadien de déterminer l’efficacité du programme de contribution en fonction de ses objectifs.