Instructions pour une demande

Introduction

Quand présenter une demande

Les échéances des demandes sont le 1er octobre pour les expositions nécessitant une indemnisation aussitôt que le 1er janvier suivant, et le 1er avril pour les expositions nécessitant une indemnisation aussitôt que le 1er juillet suivant.

Étant donné le succès du Programme et afin d'aider celui-ci dans la gestion de son éventuel au passif, les demandeurs sont priés d'aviser le Programme, par le biais d'une lettre, de leur intention de soumettre une demande idéalement 12 mois à l'avance mais pas moins de 6 mois avant les échéances du 1er octobre et du 1er avril. Les lettres d'intention devraient indiquer le titre des l'exposition, une brève description de son contenu, un itinéraire, les dates pour lesquelles l'indemnisation est demandée et la montant d'indemnisation requis. Veuillez communiquer avec le Programme des expositions itinérantes du Canada avant de soumettre votre lettre.

Les questions concernant l'admissibilité, l'état d'une demande ou le Programme doivent être adressées au : Programme d'indemnisation des expositions itinérantes du Canada.

Comment présenter une demande

Seules les demandes présentant des réponses approfondies à chaque question seront considérées pour l'indemnisation et aucun accord d'indemnisation ne sera exécuté à moins qu'une demande soit complète. Une copie de la demande complétée et des annexes doit êtres postée au Programme d'indemnisation des expositions itinérantes du Canada

VEUILLEZ NOTER : Les demandes électroniques ne seront pas acceptées. Après qu'une demande a été soumise, le Programme d'indemnisation des expositions itinérantes du Canada doit être informé par écrit de tout changement.

Il est fortement recommandé que les demandeurs obtiennent l'insaisissabilité pour tous les objets importés au Canada.

Le Canada est signataire de la Convention sur le commerce international des espèces de faune et de flore sauvages menacées d'extinction (CITES), qui établit les contrôles sur le mouvement international des espèces animales et végétales menacées. Si des objets contiennent du matériel des espèces désignées par la CITES, quel que soit leur âge, il est fortement recommandé que les demandeurs obtiennent un permis d'importation temporaire. Le Service canadien de la faune d'Environnement Canada administre la CITES au nom du gouvernement fédéral. Les formulaires de demande sont accessibles en ligne à http://www.ec.gc.ca/nature/default.asp?lang=Fr&n=05BFDC16-1

En soumettant une demande signée, le demandeur accepte de répondre à un questionnaire au terme de l'exposition. Ce bref document permettra le suivi statistique du programme. Qui plus est, le demandeur fera parvenir deux exemplaires du catalogue d'exposition et de l'affiche au Programme.

Évaluation des installations pour chaque institution hôte

L'approbation des installations pour chaque institution hôte tout au long de la période d'indemnisation proposée est une condition préalable de l'indemnisation. Si une institution hôte proposée n'est pas approuvée actuellement par le Programme d'indemnisation des expositions itinérantes du Canada, une demande d'approbation des installations doit être soumise par cette institution. Moyennant que les installations approuvées demeurent telles qu'évaluées, celles-ci seront valables pour une période de 5 ans.

L'approbation ponctuelle d'un espace spécifique d'une institution hôte non approuvée peut être considérée : communiquez avec le Programme d'indemnisation pour obtenir plus d'information. Une exposition itinérante peut être indemnisée pendant tout le reste de son itinéraire, tout en excluant la couverture d'une institution hôte particulière. Les institutions non indemnisées sont responsables de la couverture complète.

1. Renseignements sur le demandeur

Institution soumettant la demande (1.1a)

Le demandeur doit être une institution admissible située au Canada qui organise ou reçoit une exposition itinérante au Canada. Le demandeur doit indiquer si l'exposition proposée fait partie d'une exposition itinérante internationale ou d'un échange avec une institution étrangère. Si l'indemnisation est demandée pour une exposition présentée dans plusieurs musées canadiens, une seule institution doit demander au nom de toutes les autres en indiquant ces dernières comme lieux d'expositions.

Directeur / PDG (1.1b)

Inclure le nom, les coordonnées et la langue de correspondance du directeur de l'institution autorisé à signer cette demande.

Personne-ressource (1.1c)

Inclure le nom, les coordonnées et la langue de correspondance de la principale personne-ressource pour cette demande à qui les questions sont adressées.

Titre de l'exposition (1.2)

Indiquer les versions anglaises et françaises du titre de l'exposition. Inclure les titres de travail de l'exposition si les titres définitifs n'ont pas encore été déterminés. Informer le Programme d'indemnisation lorsque les titres sont choisis de façon définitive.

Directeur du projet (1.3)

Inclure le nom, le titre, les coordonnées, la langue de correspondance de la personne responsable d'organiser l'exposition, joindre un bref curriculum vitae.

Calendrier de l'exposition (1.4)

Présenter les dates de l'exposition pour tous les endroits canadiens et internationaux, qu'une indemnisation soit demandée ou non.

Période d'indemnisation demandée (1.5a - 1.5b)

S'il est accordé, un accord d'indemnisation offrira d'ordinaire la couverture à partir du moment où le constat d'état sur l'objet est complété lorsqu'une institution participante assume la responsabilité de la protection de l'objet indemnisé jusqu'à la rédaction du constat d'état lorsque la responsabilité cesse, en excluant toute période durant laquelle l'exposition contenant l'objet est exposée hors du Canada. Indiquez les dates et les lieux pour lesquels la couverture est demandée du début à la fin.

La période maximale de couverture offerte par un accord d'indemnisation en vertu du Règlement est de deux ans; cependant après l'entrée en vigueur de l'accord, elle peut être prolongée d'une année s'il devient possible de présenter l'exposition dans des lieux additionnels ou si des retards surviennent en transit. Les demandes de changements à la période de couverture ou à la liste d'établissements participants doivent être présentées dans un délai suffisant pour qu'elles puissent être examinées.

Abrégé ou résumé de l'exposition (1.6)

Présenter un résumé du thème de l'exposition.

Objets et accessoires pour lesquels l'indemnisation est demandée (1.7 - 1.12)

Un accessoire est un élément qui fait partie intégrante d'un objet aux fins de l'exposition. Voici des exemples : encadrements, supports faits sur mesure pour les objets de forme difficile, pièces reconstruites manquant à un objet archéologique, piédestaux originaux, etc. Les objets et accessoires appartenant au demandeur ou aux institutions participantes ne seront pas indemnisés pendant leur exposition sur les lieux de l'institution propriétaire, mais ces objets et accessoires peuvent être inclus dans cette liste pour la couverture pendant le transport et pendant l'exposition en d'autres endroits.

Pour des motifs de gestion du risque, le gouvernement du Canada considérera l'indemnisation des objets friables, par exemple peinture à l'huile sur cuivre ou sur bois, pastels, objets laqués, certains types de verre (incluant l'émail), œuvres sur parchemin et vélin, marqueterie, fresques, œuvres de grande dimension et objets très fragiles, seulement si une atténuation suffisante du risque a été mise en œuvre pour assurer leur sécurité. L'un ou l'autre ou tous les objets d'une même exposition peuvent être exclus de la couverture et le ministre peut choisir de refuser l'indemnisation ou de n'accorder qu'une indemnisation partielle, à sa discrétion.

En utilisant les formats PDF, inclure l'information suivante pour chaque objet et chaque accessoire emprunté de l'intérieur ou de l'extérieur du Canadapour lequel l'indemnisation est demandée. VEUILLEZ NOTER : Une copie papier des listes d'objets, organisées par prêteur, doit être envoyée avec votre demande originale. Une fois celles-ci finalisées, veuillez faire parvenir des copies électroniques au Programme afin de faciliter la création des ententes d'indemnisation avec les prêteurs.

Identification de l’objet

  • nom ou titre de l’objet
  • artiste (indiquer si l’emprunteur n’accepte pas l’attribution du prêteur)
  • type d’objet ou d’accessoire (p. ex. peinture, dessin, photographie, poterie, sculpture, meuble, bijou, vêtement, manuscrit)
  • numéro d’acquisition ou de catalogue
  • date de création ou âge (indiquer si l’emprunteur est en désaccord avec l’attribution du prêteur)
  • matière ou médium de l’objet et de son support
  • dimensions (indiquer l’unité de mesure utilisée)
  • indiquer si un objet fait partie d’une paire ou d’un ensemble consistant en plus d’une partie, par exemple une paire de boucles d’oreille (veuillez noter la politique concernant les paires ou les ensembles établie dans l’accord d’indemnisation type).
  • pour les manuscrits, inclure le nombre de pages et le nombre et la dimension des enluminures ou des illustrations
  • pour les livres, inclure la date de l’édition et, si possible, sa rareté (nombre d’exemplaires connus) et les annotations ou associations que le livre pourrait avoir
  • pour les photographies, inclure la date du tirage, le numéro, l’édition, et, si connu, indiquer si le tirage a été fait par le photographe.

Juste valeur marchande

La « juste valeur marchande » est définie comme le prix le plus élevé qu’il serait raisonnable d’attendre d’un bien vendu par son propriétaire suivant la méthode habituellement applicable pour un tel bien, dans le cours normal des affaires d’un marché non soumis à des pressions exagérées et composé d’acheteurs et de vendeurs consentants, indépendants les uns des autres et contractant sans contrainte.

Chaque objet et accessoire doit avoir une valeur attribuée en dollar canadien. La conversion des devises étrangères doit être calculée au taux d’échange de la Banque du Canada affiché à midi à la date à laquelle la demande est signée.

Les demandeurs doivent faire confirmer la juste valeur du marché par des experts bien informés autres que les membres du personnel professionnel de l’institution qui fait la demande, ou ceux qui participent directement à l’exposition (p. ex. on peut faire appel à un conservateur non impliqué dans l’exposition). Fournir le nom et le titre ainsi que les titres de compétences de la tierce partie et soumettre sa confirmation signée avec la liste des objets qu’elle a examinés. Il est reconnu que des objets peuvent être d’une importance exceptionnelle et d’une importance nationale et que les évaluations peuvent refléter l’importance historique ainsi que la valeur intrinsèque et le mérite artistique.

Propriétaire

Fournir le nom et l’adresse du propriétaire détenant le titre légal de chaque objet ou accessoire (ou du représentant désigné légalement du propriétaire). Les prêteurs privés doivent être identifiés par le nom, la ville et le pays de résidence. Le gouvernement du Canada conclut un accord d’indemnisation avec le propriétaire (ou le représentant désigné légalement) et des renseignements incorrects sur le propriétaire pourraient invalider l’accord d’indemnisation.

Assurance ou couverture d’indemnisation (1.13)

La Loi sur l’indemnisation au Canada en matière d’expositions itinérantes prévoit une franchise basée sur la juste valeur du marché totale de l’exposition. Cela permet de transférer le risque et le coût pour les réclamations de plus faible valeur aux assureurs commerciaux et d’établir une responsabilité partagée et un partenariat entre les institutions hôtes et le gouvernement du Canada. La franchise couvre toute l’exposition dans tout son itinéraire canadien et n’est pas par objet ou par lieu. Une assurance commerciale correspondant à la franchise peut être achetée pour chaque exposition, ou l’assurance interne de l’institution peut servir à cette fin. La franchise requise est calculée comme suit :

Assurance ou couverture d’indemnisation (1.13)

Juste valeur marchande totale de l’exposition ($ CAN)

Franchise ($ CAN)

500 000 $ à 3 000 000 $

30 000 $

3 000 001 $ à 10 000 000 $

40 000 $

10 000 001 $ à 50 000 000 $

50 000 $

50 000 001 $ à 100 000 000 $

75 000 $

100 000 001 $ à 200 000 000 $

200 000 $

200 000 001 $ à 300 000 000 $

300 000 $

300 000 001 $ à 450 000 000 $

500 000 $

450 000 001 $ à 600 000 000 $

700 000 $ (à entériner par le CT)

Une assurance commerciale doit être contractée pour couvrir la valeur des objets et des accessoires pour une exposition dépassant le montant indemnisé en vertu du programme. Il y a une limite de 600 millions de dollars CAN par exposition et une limite de 100 millions de dollars CAN par véhicule de transport.

Veuillez décrire toute assurance, indemnisation ou autre responsabilité qui s’appliquera aux objets et accessoires de l’exposition durant la période d’indemnisation demandée, y compris le nom de la compagnie d’assurance assumant la responsabilité de la franchise et des montants dépassant les limites de l’indemnisation.

Pertes antérieures (1.14)

Décrire toutes les pertes ou les dommages aux objets et aux accessoires de plus de 5 000 $ qui sont survenus chez les institutions pour lesquelles l’indemnisation est demandée, qu’une réclamation d’assurance ait été soumise ou non, durant les trois années précédant la soumission de cette demande. Inclure l’information suivante pour chaque cas :

  • date de la perte ou du dommage
  • nature et cause de la perte ou du dommage
  • mesures préventives prises depuis l’incident
  • la juste valeur marchande de chacun des objets perdus ou endommagés avant et après l’incident.

2. Critères d'évaluation

Le gouvernement du Canada n’indemnise que les expositions itinérantes qui maintiennent des normes muséales élevées pour tous les aspects de la planification, du transport et de l’installation. Les experts évaluent les déclarations dans la demande en fonction des critères d’évaluation décrits ci-après et formulent des recommandations au ministre par l’entremise du Programme d’indemnisation. Des détails spécifiques sont requis et les déclarations génériques rendront la demande incomplète. Il y a deux séries de critères :

  • l’impact culturel prévu de l’exposition proposée, y compris l’importance, l’érudition, l’éducation et le marketing, pour assurer l’approfondissement des connaissances et accroître l’accès public; et
  • les mesures techniques pour atténuer le risque de dommage ou de perte des objets ou accessoires indemnisés. Celles-ci ont trait aux installations de l’institution, à l’emballage et au transport, au constat d’état, à la conception de l’installation, aux mesures de sécurité ainsi qu’aux niveaux et contrôles des conditions ambiantes, dont la température, l’humidité relative et l’éclairage.

Impact culturel (2.1)

Importance

Indiquer l’importance culturelle de l’exposition proposée quant au patrimoine humain, naturel, artistique et scientifique.

Érudition

Décrire comment cette exposition contribuera à l’érudition et à l’augmentation du savoir et de la compréhension concernant le thème de l’exposition. Indiquer si un catalogue, des articles, des documents, des symposiums ou d’autres publications savantes et événements sont prévus en rapport avec l’exposition.

Éducation

Décrire les programmes éducatifs associés à l’exposition proposée, en indiquant comment ils assureront la participation des écoles, collèges, universités et du grand public et comment votre recherche sera partagée avec votre public visé.

Accès

Décrire les mesures planifiées qui assurent que le plus grand nombre de personnes seront au courant de l’exposition et y auront accès à chaque endroit (activités promotionnelles ciblées, programmes de sensibilisation de la collectivité spécifique, campagnes de publicité, voyages à forfait, sites Internet).

Marketing

Décrire la stratégie de marketing qui sera utilisé pour assurer une sensibilisation optimale, développer de nouveaux publics et accroître l’accessibilité pour les groupes d’intérêts spéciaux. Décrire les outils qui seront utilisés pour déterminer le succès de votre plan de marketing.

Exigences techniques (2.2 et 2.3)

Rapports sur les installations de chaque institution hôte

L’indemnisation ne sera offerte qu’aux institutions hôtes ayant des installations approuvées. Tout changement important aux rapports sur les installations doit être mis à jour pour demeurer valide.

Accords de prêt

Une demande est incomplète sans un accord de prêt dûment signé. L’institution hôte doit convenir de respecter toutes les conditions précisées dans l’accord de prêt ou obtenir une autorisation signée du prêteur pour modifier ces conditions.

Constats d’état

La demande doit confirmer qui fera les constats d’état et indiquer à quel moment et où les constats d’état seront rédigés.

L’indemnisation prend effet dès la rédaction du premier constat d’état complétée lorsque la responsabilité du soin et du contrôle de l’objet ou de l’accessoire passe à l’un des établissements canadiens participants. La confirmation que le constat d’état a été complété et qu’il est disponible doit être faite auprès du Programme à l’intérieur de 15 jours après sa création. Le demandeur doit être prêt à soumettre le constat d’état, si le Programme en fait la demande, à compter de ce même délai.

Un rapport sur l’état progressif établit le moment, le lieu, la cause et l’étendue de toute perte ou de tout dommage.

Un constat d’état final est effectué immédiatement après le déballage de l’objet ou de l’accessoire lorsqu’il est retourné au prêteur ou passe autrement sous les soins et le contrôle de l’institution canadienne participante. Les rapports d’état permettent d’établir les fondements d’une réclamation éventuelle, le cas échéant.

Le constat d’état doit inclure l’information suivante pour chaque objet et accessoire :

  • numéro d’acquisition ou autre numéro d’identification;
  • date de l’examen;
  • lieu de l’examen de l’état et de préparation du rapport;
  • nom de l’examinateur;
  • description de l’objet (titre, mesures, composition matérielle et méthode de construction);
  • description de l’état (incluant des traitements, des réparations ou des modifications faites antérieurement);
  • méthodes d’examen et constatations de l’examen;
  • photographies; et
  • exigences relatives à la préservation, p. ex. conditions d’entreposage, de manutention ou d’exposition.

Transport

Soumettre tout changement subséquent à l’information fournie ci-après. Le Programme ne sera pas responsable de la perte ou du dommage découlant de changements non autorisés.

Dates et modes de transport

Indiquer les dates de tout mouvement des objets d’un lieu à un autre tout au long de la période d’indemnisation, en incluant les points de transfert. Décrire le ou les modes de transport à toutes les étapes du processus de transport (terre, mer ou air). Tous les véhicules terrestres doivent être à température contrôlée et équipés d’une suspension pneumatique, de dispositifs d’attache adéquats et être accompagnés par deux chauffeurs.

Nom du transporteur

Indiquer le nom de l’entreprise de transport qui sera employée durant la période d’indemnisation. Les entreprises de transport doivent posséder une expérience et un bon dossier dans le déplacement d’objets du patrimoine culturel.

Convoyeurs

Fournir les détails quant à savoir où et quand les services d’un convoyeur seront employés.

Prévention et protection (2.3)

En transit

La mise en caisse et l’emballage doivent être effectués par des professionnels expérimentés utilisant des matériaux sans risque pour la construction des caisses et le matériel d’emballage qui préviendront les dommages causés par les chocs, les vibrations et le changement environnemental durant le transport.

Construction des caisses et des palettes

Décrire les matériaux et les spécifications de la construction des caisses d’emballage. Les matériaux de construction des caisses et des palettes doivent satisfaire aux lignes directrices de la norme internationale pour les mesures phytosanitaires et aux exigences prescrites en matière de traitement et de certification de l’Agence canadienne d’inspection des aliments.

Matériaux d’emballage

Décrire les matériaux et les méthodes d’emballage qui seront utilisés pour minimiser les dommages causés par les chocs et les vibrations. Indiquer l’utilisation de dispositifs de contrôle des chocs et des vibrations intégrés.

Stabilisation de la température et de l’humidité relative

Décrire les mesures prises et l’instrumentation utilisée dans les caisses pour atténuer et contrôler les changements de température et l’humidité relative.

Précautions spéciales pour les objets exceptionnels et/ou fragiles

Décrire les précautions spéciales prises pour protéger les objets très grands ou très lourds, les objets sous vitre ou multimédias, ou les objets exécutés avec des matières friables.

Institution(s) hôte(s)

Acclimatation et entreposage des caisses

Décrire les mesures prises pour l’acclimatation des objets emballés lorsque les caisses sont déplacées d’un environnement à un autre. Décrire les endroits et les conditions d’entreposage des caisses et de réacclimatation après l’entreposage avant de remballer les objets.

Stratégie d’exposition générale

Décrire les matériaux d’exposition et la conception générale de l’exposition, y compris l’utilisation de plinthes, étais, barrières, vitrines, boîtiers d’exposition et dispositifs de sécurité. Fournir un plan d’aménagement de l’exposition.

Photographies, bandes vidéo et films

Décrire les mesures prises pour prévenir les dommages causés par les équipements et la surchauffe en cas de photographie, d’enregistrement vidéo ou de tournage pendant la période d’indemnisation.

Sécurité (2.4)

En transit

L’indemnisation ne peut dépasser 100 millions de dollars CAN par véhicule pour tous les objets et accessoires.

Décrire les mesures de sécurité durant le transport en indiquant les éléments suivants :

  • Confirmer que toutes les enceintes du cargo seront verrouillées. Indiquer si elles seront protégées par un signal d’alarme et comment et qui aura accès pour déverrouiller les dispositifs (clés ou codes).
  • Confirmer que chaque transport terrestre aura deux chauffeurs présents en tout temps.
  • Confirmer si le transport terrestre sera un transport à usage unique spécialisé. Si le transport partagé est utilisé, décrire les arrangements de sécurité lorsque d’autres livraisons ou cueillettes sont en cours.
  • Confirmer si le transport terrestre sera sans arrêt. Si le transport n’est pas sans arrêt, décrire les arrangements de sécurité de nuit.
  • Décrire le système de communication entre chaque transport et sa base d’attache. Si plus d’un transport est nécessaire, indiquer les moyens de communication entre les transports. Indiquer si les véhicules sont équipés de transpondeurs de suivi du GPS.
  • Indiquer l’utilisation de gardes, de gardes armés ou d’escortes policières.
  • Indiquer les arrangements, y compris le personnel présent, aux inspections des douanes lors de la traversée des frontières internationales.
  • Décrire les plans d’urgence dans l’éventualité d’un contretemps d’un véhicule ou d’incidents qui modifieront les horaires de transport prévus.
  • Décrire les mesures d’urgence dans l’éventualité de panne de véhicule, accident, incendie, collision ou autre contretemps.

Institution(s) hôte(s)

Décrire les mesures de sécurité visant les éléments suivants concernant l’exposition proposée à chaque institution hôte.

  • Systèmes d’accès de sécurité en place.
  • Systèmes de vidéo en circuit fermé et leur mode de surveillance.
  • Mesures de sécurité lors du chargement, du déchargement, du déballage et du remballage, durant l’installation et le démontage.
  • Mesures de sécurité lorsque les objets et accessoires emballés seront entreposés avant l’installation et après le démontage.
  • Indiquer comment les objets seront surveillés durant les heures normales de visite (p. ex., ouvertures, réceptions, visites spéciales et périodes de grande fréquentation prévues).
  • Procédures de contrôle de l’accès.
  • Surveillance et patrouille durant les heures de fermeture lorsque l’exposition n’est pas ouverte au public.

Contrôle du milieu ambiant (2.5)

Décrire les spécifications concernant la température, l’humidité relative et l’éclairage à chaque institution hôte. Préciser comment les conditions spécifiées dans l’accord de prêt seront satisfaites ou annexer la permission écrite du prêteur pour utiliser d’autres spécifications que celles indiquées dans l’accord.

En transit

Décrire les contrôles environnementaux et la surveillance durant le transport concernant les éléments suivants :

  • Mesures pour atténuer les changements de température.
  • Mesures pour atténuer les changements d’humidité relative dans les caisses.

Institution(s) hôte(s)

Indiquer les conditions ambiantes en vigueur pour les objets de cette exposition. En particulier, le dommage photochimique des objets sensibles à la lumière est progressif et lié à l’intensité lumineuse, à la teneur d’ultraviolet et à la durée de l’exposition. Même une intensité lumineuse faible pendant de longues périodes causera un dommage irréparable et l’atténuation à long terme du dommage par la lumière des objets sensibles à la lumière devra être évaluée.

  • Procédures pour vérifier si tous les objets et accessoires, ainsi que les matériaux d’emballage et les palettes sont exempts de contamination par les insectes et autres parasites. INDEM n’est pas responsable de la perte ou du dommage d’un objet ou d’un accessoire indemnisé attribuable à la vermine.
  • Points de température, nombre de degrés admissibles au-dessus ou en dessous du point fixé et variation admissible dans une période de 24 heures.
  • Points d’humidité relative, pourcentage admissible au-dessus et en dessous du point fixé et variation maximale admissible dans une période de 24 heures.
  • Niveaux lumineux admissibles maximums pour chaque catégorie d’objets.
  • Teneur en ultraviolet maximum admissible par lumen.
  • Précautions prises pour les matières sensibles à la lumière (y compris les composites construits avec des matériaux de différentes sensibilités à la lumière).
    Mesures prises pour prévenir le dommage photochimique causé par une surexposition des objets sensibles à la lumière (p. ex. papier, textiles, encres, aquarelles et teintures) qui ne devraient pas être exposés pendant plus de trois mois dans une période de douze mois.

3. Autres renseignements

Autres renseignements pertinents (3.1)

Fournir toute autre information ou documentation pertinente concernant cette exposition.

Gouvernement du Canada (3.2)

Le cas échéant, indiquer sur une feuille annexée les autres demandes d’aide financière faites auprès du gouvernement du Canada concernant cette exposition itinérante.